Work-Smarter

۲۱ روش که معمار به‌جای سخت‌کار کردن می‌تواند هوشمندانه کار کند

توسط

معماران در کارهای روزمره‌شان با حواس‌پرتیها و دشواریهای زیادی رو‌به‌رو می‌شوند که بعضی از آنها شامل مدیریت مشتریان، همکاران و پیمانکاران؛ به‌روز بودن با آخرین نرم‌افزارها و فناوریها؛ ریختن طرح اولیه اپلیکیشنهای برنامه‌ریزی و کاغذبازیها و اگر خوش‌شانس باشند، حتی طراحی کردن چیزهایی در این بین نیز می‌شود.

زمانبندی های پروژه در حال کوتاه‌تر و کوتاه‌تر شدن است. انواع ساختمانها نیز در حال پیچیده‌تر شدن هستند. سخت کار می‌کنیم ولی این را نیز باید دانست که روز هم طولانی است. در لباس معمار، لازم است هوشمندانه کار کرد نه سخت. چطور می‌توانیم کارایی و بهره‌وریمان را بیشینه سازیم؟ چطور می‌توانیم جریان روز‌افزون اطلاعات را مدیریت کنیم؟ چطور می‌توانیم بهتر و سریع‌تر طراحی کنیم؟

در اینجا ۲۱ روش برای کار کردن هوشمندانه، و نه سخت، برایتان تهیه دیده‌ایم.

 کارتان را برنامه‌ریزی کنید

۱- تفاوت میان «کارایی» و «اثربخشی» را درک کنید. کارایی یعنی انجام کارهای درست. اثربخشی یعنی انجام کارها به‌روش درست. هر دوی این مفاهیم مهم هستند، ولی قبل از اینکه بتوانیم کارها را به‌روش درست انجام دهیم، ابتدا باید کارهای درست را انجام دهیم. با ترکیب این دو شما در حال انجام هوشمندانۀ وظایفتان هستید، نه به طور سخت.

۲- قانون ۲۰-۸۰ را به‌خاطر داشته باشید. هشتاد درصد نتایج شما از بیست درصد تلاشهایتان ناشی می‌شود. روی نتیجه تمرکز کنید، نه کار. ساعات بیشتر همیشه به معنی نتایج بیشتر نیست.

۳- طرح کلی فرآیندتان را ترسیم کنید. بله، هر پروژه برای خودش منحصر‌به‌فرد است، ولی وظایف و دستاوردها در هر پروژه خیلی به هم نزدیک و شبیه هستند. ریختن طرح کلی فرآیند کمکی است به شما تا ببینید چه مراحلی را می‌شود حذف کرد یا کجا می‌شود فرآیند را اثربخش‌تر ساخت. نقشه‌های ذهنی ابزار عالی برای چنین تمرینی هستند.

۴- از چک لیست استفاده کنید. در اغلب نرم‌افزارهای مدیریت پروژه می‌توانید چک لیستها و فهرتسهای انجام کار طراحی کنید. بعد از اینکه طرح کلی را ترسیم کردید، می‌توانید برای هر مرحله از پروژه چک لیستهایی تهیه ببینید. استانداردهایی که می‌توانید ارائه دهید چه‌ها هستند؟ معمولاً به چه مشکلاتی بر می‌خورید؟ چه چیزی را اغلب فراموش می‌کنید؟

زمانتان را متمرکز کنید

۵- زمان منبعی است که نمی‌توان آن را ساخت یا ذخیره کرد. این از جمله باارزش‌ترین داراییهایمان محسوب می‌شود. از اوقاتتان محافظت و به شکل اثربخش از آن استفاده کنید؛ هیچ کس نمی‌تواند زمان از دست رفته را باز یابد.

۶- اوقاتتان را ابتدا با کارهای بزرگ پر کنید.

۷- سعی کنید ساعات کمتری به کار مشغول باشید، نه بیشتر. این موضوع شما را وا می‌دارد تا روی مهم‌ترین وظایف متمرکز شوید. به‌علاوه، پژوهش نشان داده است کار بیش از چهل ساعت در هفته بهره‌وری را کاهش می‌دهد.

۸- اوقاتتان را بسنجید. مقدار زمان سپری شده در طول یک هفتۀ کاری معمولی را یادداشت کنید. این سنجش باید چیزی بیش از برگه زمانبندی باشد. هر کاری را که در یک روز کاری انجام می‌دهید روی کاغذ بیاورید. ایمیل زدن به مشتری یا گشت‌و‌گذار در اینترنت، همه را بنویسید. این کار را برای کل هفته انجام دهید تا تصویر خوبی از سپری شدن زمان‌تان به‌دست دهد.

۹- جرأت داشته باشید. مارک تواین گفته است که اگر در ابتدای روز یک قورباغۀ زنده را قورت دهید، آن روز هیچ اتفاق بدتر از آن برایتان نخواهد افتاد. صبح هنگام، زمانی که تازه‌نفس هستید، به کاری رسیدگی کنید که اصلاً دوست ندارید با آن مواجه شوید. کار را انجام دهید و بعد می‌توانید به کارهایی بپردازید که از آنها لذت می‌برید.

۱۰- کارهای مشابه را کنار هم قرار دهید. اگر همزمان روی چند پروژه مشغول هستید، سعی کنید روی وظایف مشابه کار کنید تا اینکه از یک پروژه به پروژۀ دیگر بپرید. با اینکار چون روی یک وظیفه متمرکز هستید در وقت و انرژی صرفه‌جویی می‌کنید.

۱۱- حالت تچان خود را پرورش دهید. ما معماران و طراحان، به‌دلیل کارهای بسیار ارزشمندی که ارائه می‌دهیم نیازمند وقت زیادی نیز هستیم. لازم است در مسئله‌ای کاملاً خودمان را غرق کنیم تا کاملاً به درک آن برسیم. اینگونه است که خلاقانه‌ترین کارمان را به‌ثمر می‌رسانیم.

Plan-Work

مدیریت اطلاعات

۱۲- جلسات را به‌حداقل برسانید. قبل از برنامه‌ریزی جلسه، از خودتان بپرسید: «چرا این جلسه را برگزار می‌کنم؟ آیا ضرورت دارد؟ هدف از این جلسه چیست؟» جلسات بیشتر یعنی انجام کار کمتر. از رئوس مطالب برای بیان هدف و نتیجۀ دلخواه از جلسه استفاده کنید. تعداد افراد شرکت‌کننده را به‌حداقل ممکن برسانید و زمان مشخصی برای آن در نظر داشته باشید. اگر لازم است مداوم با تیم پروژه جلسه برگزار کنید، جلسات در حالت ایستاده را در دستور کار قرار دهید.

۱۳- از فیلتر پیامها در برنامه ایمیلتان استفاده کنید تا پیامهای دریافتی را به فولدرهای خودشان هدایت کند. برای اینکار از برنامه تاندربرد استفاده کنید. فیلتری درست کرده‌ام که در پیامهای دریافتی به‌دنبال کلمه «لغو اشتراک» می‌گردد. اگر ایمیلی حاوی چنین کلمه‌ای باشد، به احتمال زیاد خبرنامه یا فهرست ایمیل است. برای همین، ایمیل مذکور فوریت ندارد یا از طرف همکار یا مشتری نیست. برنامه تاندربرد این ایمیلها را به فولدر «بعدا می‌خوانم» انتقال می‌دهد. بدین شکل اینباکسم را مدیریت کرده‌ام. اگر روی پروژه‌های زیادی کار می‌کنید، با استفاده از آدرسهای ایمیل اقدام به ساخت فیلتر کنید.

۱۴- ایمیلهایتان را بررسی نکنید. بلکه در عوض آنها را پردازش کنید.

۱۵- نوتیفیکیشن ایمیل را روی رایانه و گوشی به‌حالت خاموش درآورید. نوتیفیکیشن یعنی دعوت برای حواس پرت شدن است. انگار ما به این قبیل موارد اصلا نیازی داریم…

Focus-Time

ابزارهایتان را بشناسید

۱۶- با خود چه وسایلی در جعبه ابزار دارید؟ فهرستی از ابزارهای در اختیارتان را (چه فیزیکی و چه دیجیتال) که روزانه استفاده می‌کنید تهیه ببینید. هر ابزار را با کاری که برای انجامش بدان نیاز دارید مقایسه کنید. آیا ابزار مذکور ابزار مناسب برای آن کار است؟ اگر چند ابزار محدود داشته باشید که می‌دانید چطور استفاده کنید بهتر از داشتن جعبه ابزاری بزرگ است که خاک بخورد.

۱۷- آخرین باری که آموزش رسمی نرم‌افزار داشته‌اید کی بوده است؟ اگر شما هم مثل من هستید، احتمالاً نرم‌افزار را سالها قبل تهیه کرده بودید و شروع به فرا گیری آن کرده‌اید. مشکل اینجاست که در انجام کار به شیوۀ گذشته گیر می‌افتیم، بالاخص اگر از برنامه مذکور به شکل روزمره استفاده نمی‌کنید. متوجه شدم که هیچ اطلاعی از ویژگیهای پیشرفتۀ اکسل نمی‌دانم، برای همین شروع به یاد گرفتنش کردم.

۱۸- از کلیدهای میانبر استفاده کنید. غالب برنامه‌ها جهت اجرای دستورات کلیدهای میانبر دارند. در بسیاری از موارد، حتی می‌توانید کلیدهای میانبر مخصوص خودتان را طراحی کنید. شما می‌توانید با استفاده از چند کلیک کمتر برای انجام کارهایتان، زمان زیادی را در طول روز صرفه‌جویی کنید.

Manage-Information

وظایف تکراری اتوماتیک

۱۹- قالب بسازید. آیا مکرراً ایمیلهای مشابهی ارسال می‌کنید؟ یک نسخه از ایمیل را به‌عنوان قالب ذخیره کنید. آیا از اسناد مشابه برای هر پروژه بهره می‌گیرید؟ یک نسخه از ایمیل را به‌عنوان قالب ذخیره کنید. همین قانون برای کَد و BIM نیز صادق است. فایل قالب BIM تهیه ببینید که تمام برگه‌های استاندارد و جزئیات را در خود داشته باشد. با استانداردسازی اسنادی که تهیه می‌کنید، زمان بسیاری را صرفه‌جویی می‌کنید و بروز خطا را کاهش می‌دهید. از هر چیزی دوباره استفاده کنید.

۲۰- ابزارهایتان را شخصی‌سازی کنید تا به‌شیوۀ خودتان کار کنید. غالب نرم‌افزارهای مدرن انعطاف‌پذیر هستند. می‌توانید با استفاده از API برنامه یا رابط برنامه‌نویسی اپلیکیشن، نرم‌افزار خود را شخصی‌سازی کنید.  با مقداری سخت‌کوشی و برنامه‌نویسی، خم‌و‌چم نرم‌افزارتان را درک کنید و از آن بهتر و سریع‌تر استفاده کنید.

۲۱- از کلان‌دستور برای اتوماتیک ساختن وظایف تکراری استفاده کنید. چرا باید کارهای سخت انجام دهید وقتی که رایانه‌تان این کار را برای شما انجام می‌دهد؟ درست است که برای چنین کاری به مقداری برنامه‌نویسی نیاز است، ولی اندکی سرمایه‌گذاری روی ارتقای مهارتهایتان زمان بسیار زیادی را در بلند‌مدت برایتان صرفه‌جویی می‌کند. هر چه یک کار را بیشتر انجام دهید، وقت بیشتری صرفه‌جویی خواهید کرد.

Know-Tools

نکتۀ آخر

به‌خاطر داشته باشید که از کارهایتان لذت ببرید. به این خاطر وارد این حرفه شده‌ایم که عاشق طراحی و ساختمانها هستیم. پژوهش نشان داده است حفظ حس بازی در کارهایمان برای رسیدن به پتانسیل کاملمان ضرورت دارد. تمام کاری که می‌کنیم جنبۀ تفریحی ندارد، ولی برخورد خلاقانه با آنها و داشتن ذهنی باز برای کار کردن هوشمندانه، و نه سخت، می‌تواند نتایج بهتر و رضایت‌بخش‌تری در پی داشته باشد.

ممکن است بپسندید

دیدگاه خود را بنویسید ...

آدرس ایمیل شما منتشر نمیشود.