Meeting-Spaces

چطور دفاتر راحت و کارآمد طراحی کنیم: فضاهای جلسه

توسط

نسل امروز دیگر همانند نسل قبل دیدگاه یکسانی در مورد کار ندارد. الگوهای جدید شرکتی و احتمالات شغلی، فضایی را که انسانها در آن فعالیتهای حرفه‌ایشان را پرورش می‌دهند تغییر داده‌اند. خیلی وقت است که کار کردن از منزل، فضاهای همکاری یا دورکاری از هر نقطه‌ای از جهان به موضوعی عادی بدل شده است. اما هنوز شرکتهایی هستند که در برابر ایجاد یا استفاده از فضاهایی برای کار کردن کارمندان و همکاری در محیط یکسان لازم است اقدامی نکرده‌اند. علاوه بر فرهنگ مشترکی که شرکتها غالباً سعی در ایجاد آن دارند، ضروری است در طراحی دفتر نیازها و ویژگیهای هر نوع کار در نظر گرفته شود، مشوق ارتباطات و تعاملات باشد و از طرفی، فضایی برای تمرکز فراهم آورد. در حالیکه نسلها و فرهنگهای شرکتی در حال تغییر هستند، طبیعی است که چیدمان دفتر از حالتهای سنتی خود، یعنی اتاقکها، میزها و سالنهای جلسه، دور شود.

در یک روز کاری در دفتر، مکانهای مختلفی را برای نشستن انتخاب می‌کنیم. با اینکارمان به‌دنبال تمرکز کردن، صحبت با دیگران، رفتن به جلسه و بحث در مورد ایده‌های جدید هستیم. علاوه بر پیکره‌بندی فضا، راحتی نیز برای بهره‌وری شغلی حیاتی است. نورپردازی، دما، صدا، ارتفاع میز و راحتی صندلی همگی بخشی از این معادله را تشکیل می‌دهند. کسی که احساس راحتی نداشته باشد، به‌جای فکر کردن به کارش، روی دلیل نبود راحتی‌اش فکر می‌کند.

 فرقی نمی‌کند که جلسات غیر رسمی کوچک برای حل سریع مشکلات باشد، ملاقاتهای رسمی‌تر با مشتریان، تماسهای ویدیویی با همکاران دور‌کار یا گرفتن تأییدیه در مورد ایده‌های ناگهانی، طراحی فضا و انتخاب اثاثیۀ اداره می‌تواند وضعیت را تعیین کند و کمک (یا مانعی) برای برگزاری برنامه جلسات بهره‌ور باشد.

برای مبارزه با این موضوع، برایتان راهنمای دو‌بخشی برای پروژه‌های دفتری تهیه دیده‌ایم. پروژۀ اول روی فعالیتهای تولید، نظیر کار کردن انفرادی یا گروهی یا ارائه و بحث در مورد ایده‌ها، تمرکز دارد. در مقالۀ حاضر، تمرکز روی وضعیت فضاهای برگزاری جلسه است. در ادامه، چهار وضعیت را بررسی می‌کنیم:

فضاهای برگزاری جلسه

فضاهای برگزاری جلسه فضاهای تبادل اطلاعات هستند، حالا چه این اطلاعات را یک نفر مبادله کند و چه گروهی از همکاران در حال بحث در مورد پروژه‌ای خاص باشند. بسته به شرکت، جلسات می‌تواند خودمانی‌تر یا سنتی‌تر باشد. یک روش برای نشان دادن این تمایز شکل میز یا انواع صندلی مورد استفاده است. صندلیهای کم‌ارتفاع و راحت‌تر وضعیتی با آرامش بیشتر را برای محیط اطراف و احتمالاً برای بحثها دارند. میز مستطیلی با صندلی در انتهای آن نشان‌دهندۀ وضعیت سلسله‌مراتبی است که در بعضی از شرایط مسئله‌ای مهم است. از طرفی، میزهای گرد امکان دید بهتری را در بین افراد حاضر فراهم می‌کند که برای تصمیم‌گیریها و بحثهای مشترک مطلوب هستند

اگر شرکت بزرگ باشد، فراهم کردن بیش از یک نوع سالن کنفرانس مفید خواهد بود. اتاقهای کوچک برای جلسات غیر رسمی و سریع بسیار مناسب هستند. فضاهای مجزاتر برای رسیدگی به موضوعات خصوصی‌تر به‌کار می‌آیند. اما انعطاف‌پذیری فضاها و اتاقهای کوچک (از طریق میزهای مستطیلی و اتاقهایی با دیوارهای نیمه‌شفاف و شفاف) نیز برای مکانهایی که محدودیت بیشتری دارند خوب جواب می‌دهند.

سالن پذیرایی

سالن پذیرایی محل باز و واسط برای فضاهای برگزاری جلسه و فوروم است. سالن پذیرایی قبل یا بعد از جلسه یا رویداد فضای اجتماعی برای شرکت‌کنندگان فراهم می‌کند. این محلی مناسب برای ختم بحثها، سوال از شرکت‌کنندگان و تمرین نهایی برای یک ارائۀ مهم است. چون این مکان فقط برای استفادۀ کوتاه‌مدت در نظر گرفته شده است، استفاده از میزهای بلند و چهارپایه گزینۀ خوبی است. از کاناپه با تراکم زیاد (که هنگام نشستن روی آن زیاد نرم نباشد) نیز می‌توان بهره گرفت.

فوروم

فوروم به فضایی گفته می‌شود که برای حمایت از ارائه و بحث در مورد مطالب از آن استفاده می‌شود. ترتیب میز و صندلیها کانون مشخصی در فضا دارند و سخنران و ابزار مورد استفاده (مانیتور یا پروژکتور) را در اولویت قرار داده‌اند. عناصر مهم شامل میدان دید واضح برای تمامی مدعوین، صدا و نورپردازی عالی و مشارکت شرکت‌کنندگان از دور می‌شود. همانند اتاق جلسه، پیکره‌بندی و نوع اثاثیه مورد استفاده به سبک شرکت بر می‌گردد. گزینه‌های مختلفی از اثاثیه را می‌توان تهیه کرد. بالاخص آنهایی که بتوان به بهترین نحو برای هر نوع ارائه و مخاطبی، دوباره آنها را از نو چید.

پلازا

پلازا در شهرها قلب تپنده و پویای منظر به‌شمار می‌رود، محلی که انسانها و شیوۀ حرکتشان می‌تواند سرعت سامان‌دهی را در کنترل خود بگیرد. اینها فضاهای عمومی باز و پذیرایی هستند و در تقاطعها و مناطق اصلی با ترافیک شدید قرار گرفته‌اند. در این مکانها باید طیف مختلفی از تجارب و جمعیتها را بتوان حمایت کرد. این نوع از چیدمان ادغام و مشارکت اجتماعی را در بین کارمندان بخشهای مختلف تسهیل می‌بخشد و فعالیتهای شغلی مختلفی را می‌توان همزمان در آن اجرا کرد و کمک باشد برای تبادل اطلاعات و امکاناتی را در قالب نقطۀ جلب توجه فراهم ساخت. وجود میزهای کوچک، صندلیهای راحت و مکان کوچک و مشخص برای نشستن به نفع تبادل ایده‌هاست.

درک دی‌ان‌ای هر شرکت کلید طراحی فضای دفاتر است. بدین منظور، صحبت با کارمندان، روزها وقت صرف مشاهدۀ محیط‌شان کردن و پرسش گستره سوالات مفید خواهد بود. رویکردهای مذکور می‌تواند در ایجاد کارایی محیط شغلی بسیار مهم باشد و سبب رضایت و تمرکز هر چه بیشتر کارمندان روی کارشان شود. وضعیتهای ذکر شده نقطۀ آغاز عالی برای رسیدن به این هدف است.

ممکن است بپسندید

دیدگاه خود را بنویسید ...

آدرس ایمیل شما منتشر نمیشود.