معماران در کارهای روزمره‌شان با حواس‌پرتی‌ها و دشواری‌های زیادی رو‌به‌رو می‌شوند که بعضی از آنها شامل: مدیریت مشتریان، همکاران و پیمانکاران، به‌روز بودن با آخرین نرم‌افزارها و فناوری‌ها؛ برنامه ریزی برای طرح اولیه اپلیکیشنهای برنامه‌ریزی و کاغذبازی‌ها و اگر خوش‌شانس باشند، حتی طراحی کردن چیزهایی در این خصوص نیز می‌شود. برای تبدیل شدن به یک معمار موفق، لازم است هوشمندانه کار کرد نه سخت!
زمانبندی‌های پروژه در حال کوتاه‌تر شدن و انواع ساختمان‌ها نیز در حال پیچیده‌تر شدن هستند. سخت کار می‌کنید؛ ولی این را نیز باید بدانید که روز هم طولانی است.
بهتر است این سوالات را از خودتان بپرسید که چطور می‌توانید کارایی و بهره‌وریتان را بهینه سازید؟ چطور می‌توانید جریان روز‌افزون اطلاعاتتان را مدیریت کنید؟ چطور می‌توانید بهتر و سریع‌تر طراحی کنید؟
در این مقاله ما قصد داریم، چندین روش برای کار کردن هوشمندانه، و نه سخت را با شما بررسی کنیم. این مقاله را از دست ندهید…
برای کارتان برنامه‌ریزی کنید
تفاوت میان «کارایی» و «اثربخشی» را درک کنید.
کارایی یعنی انجام کارهای درست؛ اثربخشی یعنی انجام کارها به‌روش درست. هر دوی این مفاهیم مهم هستند؛ ولی قبل از اینکه بتوانید کارها را به‌روش صحیحی انجام دهید، ابتدا باید کارهای درست را انجام دهید. با ترکیب این دو، شما در حال انجام هوشمندانۀ وظایفتان هستید، نه به طور سخت کار کردن!
برای تبدیل شدن به یک معمار موفق، قانون ۲۰-۸۰ را به‌خاطر بسپارید.
برای تبدیل شدن به یک معمار موفق، قانون ۲۰-۸۰ را به‌خاطر بسپارید. هشتاد درصد نتایج شما، از بیست درصد تلاشهای‌تان ناشی می‌شود. روی نتیجه تمرکز کنید، نه کار. ساعات بیشتر کارکردن همیشه به معنی نتایج بیشتر نیست.
طرح کلی فرآیندتان را ترسیم کنید.
بله! هر پروژه برای خودش منحصر‌به‌فرد است؛ ولی وظایف و دستاوردها در هر پروژه خیلی نزدیک و شبیه به هم هستند. برنامه ریزی طرح کلی فرآیند کمکی برای شماست تا ببینید چه مراحلی را باید حذف کنید یا فرآیند را اثربخش‌تر سازید. نقشه‌های ذهنی ابزار عالی برای چنین تمرینی هستند.
از چک لیست استفاده کنید.
به عنوان یک معمار موفق در اغلب نرم‌افزارهای مدیریت پروژه می‌توانید چک لیست‌ها و فهرست‌های انجام کار را طراحی کنید. بعد از اینکه طرح کلی را ترسیم کردید، می‌توانید برای هر مرحله از پروژه، چک لیست‌هایی تهیه کنید:
- استانداردهایی که می‌توانید ارائه دهید، چه هستند؟
- معمولاً به چه مشکلاتی بر می‌خورید؟
- چه چیزی را اغلب فراموش می‌کنید؟
زمانتان را متمرکز کنید
زمان منبعی است که نمی‌توان آن را ساخت یا ذخیره کرد. این منبع جز باارزش‌ترین دارایی‌های‌مان محسوب می‌شود. از اوقاتتان محافظت کنید و به شکل اثربخش از آن بهره ببرید؛ هیچ کس نمی‌تواند زمان از دست رفته را بازیابد.
برای تبدیل شدن به یک معمار موفق اوقاتتان را ابتدا با کارهای بزرگ پر کنید
سعی کنید ساعات کمتری را به کار اختصاص دهید؛ نه بیشتر. این موضوع شما را وا می‌دارد تا روی مهم‌ترین وظایف متمرکز شوید. به‌علاوه، پژوهش‌های مختلف نشان داده است، کار بیش از چهل ساعت در هفته بهره‌وری را کاهش می‌دهد.
اوقاتتان را بسنجید.
برای معمار موفق شدن مقدار زمان سپری شده را در طول یک هفتۀ کاری معمولی یادداشت کنید. این سنجش باید چیزی بیش از برگه زمانبندی باشد. هر کاری را که در یک روز کاری انجام می‌دهید، روی کاغذ بیاورید؛ ایمیل زدن به مشتری یا گشت‌و‌گذار در اینترنت، همه را بنویسید. این کار را برای کل هفته انجام دهید تا مقیاس خوبی از سپری شدن زمانتان به‌دست آورید.
جرأت داشته باشید.
«مارک تواین» گفته است که اگر در ابتدای روز، یک قورباغۀ زنده را قورت دهید، آن روز هیچ اتفاق بدتر از آن برایتان نخواهد افتاد. اگر صبح هنگام، زمانی که تازه‌نفس هستید، به کاری رسیدگی کنید که اصلاً آن را دوست ندارید. بعد می‌توانید به کارهایی بپردازید که از آنها لذت می‌برید.
کارهای مشابه را کنار هم قرار دهید.
اگر همزمان روی چند پروژه مشغول هستید، سعی کنید روی وظایف مشابه کار کنید تا اینکه از یک پروژه به پروژۀ دیگر بپرید. با اینکار چون روی یک وظیفه متمرکز هستید، در وقت و انرژی‌تان صرفه‌جویی می‌شود.
حالت خلاقانه خود را پرورش دهید.
معماران و طراحان، به‌دلیل کارهای بسیار ارزشمندی که ارائه می‌دهند نیازمند وقت زیادی نیز هستند. لازم است در مسئله‌ای کاملاً خودتان را غرق کنید تا به درک کامل آن برسید؛ اینگونه، خلاقانه‌ترین کارتان را به‌ثمر می‌رسانید.
مدیریت اطلاعات
جلساتتان را به‌حداقل برسانید.
قبل از برنامه‌ریزی جلسه، از خودتان بپرسید: «چرا این جلسه را برگزار می‌کنم؟ آیا ضرورت دارد؟ هدف از این جلسه چیست؟» جلسات بیشتر یعنی انجام کار کمتر. از رئوس مطالب برای بیان هدف و نتیجۀ دلخواه از جلسه استفاده کنید. تعداد افراد شرکت‌کننده را به‌حداقل ممکن برسانید و زمان مشخصی برای آن در نظر بگیرید. اگر لازم است به طورمداوم، با تیم پروژه جلسه برگزار کنید، همچنین، جلسات در حالت ایستاده را در دستور کار خود قرار دهید
از فیلتر پیام‌ها در برنامه ایمیلتان استفاده کنید تا پیام‌های دریافتی را به فولدرهای خودشان هدایت کند. برای اینکار از برنامه «تاندربرد» استفاده کنید. این برنامه به صورت فیلتری ساخته شده که در پیام‌های دریافتی به‌دنبال کلمه «لغو اشتراک» می‌گردد. اگر ایمیلی حاوی چنین کلمه‌ای باشد، به احتمال زیاد خبرنامه یا فهرست ایمیل است. برای همین، ایمیل مذکور فوریت ندارد یا از طرف همکار یا مشتری نیست. برنامه تاندربرد این ایمیل‌ها را به فولدر «بعدا می‌خوانم» انتقال می‌دهد. بدین شکل جعبه دریافت ایمیل را مدیریت می‌کنید.
اگر روی پروژه‌های زیادی کار می‌کنید، با استفاده از آدرس ایمیل اقدام به ساخت فیلتر کنید. ایمیلهایتان را بررسی نکنید؛ بلکه در عوض آنها را پردازش کنید.
نوتیفیکیشن ایمیل را روی رایانه و گوشی به‌حالت خاموش درآورید. نوتیفیکیشن یعنی دعوت برای حواس پرت شدن است که شما به این قبیل موارد اصلا نیازی ندارید!
ابزارهایتان را بشناسید
چه وسایلی در جعبه ابزارتان دارید؟ فهرستی از ابزارهای در اختیارتان را (چه فیزیکی و چه دیجیتال) که روزانه استفاده می‌کنید تهیه کنید. هر ابزار را با کاری که می‌خواهید انجام دهید، مقایسه کنید. آیا ابزار مذکور ابزار مناسب برای آن کار است؟ اگر چند ابزار محدود داشته باشید که می‌دانید چطور از آنها استفاده کنید، بهتر از داشتن جعبه ابزاری بزرگ است که بدون استفاده باقی بماند.
آخرین باری که آموزش رسمی نرم‌افزار فراگرفته‌اید کی بوده است؟ احتمالاً این نرم‌افزار را سالها قبل آموزش دیده‌اید. مشکل اینجاست که در انجام کار به شیوۀ گذشته سردرگم می‌شوید؛ خصوصا اگر از برنامه مذکور به شکل روزمره استفاده نمی‌کنید. اگر لازم است برنامه ای را یاد بگیرید حتما این کار را انجام دهید.
از کلیدهای میانبر استفاده کنید. غالب برنامه‌ها برای اجرای دستورات کلیدهای میانبر دارند. در بسیاری از موارد، حتی می‌توانید کلیدهای میانبر مخصوص خودتان را طراحی کنید. شما می‌توانید با استفاده از چند کلیک کمتر برای انجام کارهایتان، زمان زیادی را در طول روز صرفه‌جویی کنید.
وظایف تکراری اتوماتیک
قالب بسازید.
آیا مکرراً ایمیل‌های مشابهی ارسال می‌کنید یا از اسناد مشابه برای هر پروژه بهره می‌گیرید؟ یک نسخه از ایمیل را به‌عنوان قالب ذخیره کنید.
همین قانون برای کَد و BIM نیز صادق است. فایل قالب BIM تهیه کنید که تمام برگه‌های استاندارد و جزئیات را در خود گنجانده باشد. بعد از استانداردسازی اسنادی که تهیه می‌کنید، زمان بسیاری را صرفه‌جویی می‌کنید و احتمال خطا را کاهش می‌دهید. از هر چیزی دوباره استفاده کنید.
ابزارهایتان را شخصی‌سازی کنید تا به‌شیوۀ خودتان کار کنید.
بیشتر نرم‌افزارهای مدرن انعطاف‌پذیر هستند. می‌توانید با استفاده از API برنامه یا رابط برنامه‌نویسی اپلیکیشن، نرم‌افزار خود را شخصی‌سازی کنید. با مقداری سخت‌کوشی و برنامه‌نویسی، خم‌و‌چم نرم‌افزارتان را درک کنید و از آن بهتر و سریع‌تر بهره ببرید.
از کلان‌دستور برای اتوماتیک ساختن وظایف تکراری استفاده کنید. چرا باید کارهای سخت انجام دهید، وقتی که رایانه‌تان این کار را برای شما انجام می‌دهد؟
درست است که برای چنین کاری به مقداری برنامه‌نویسی نیاز است، اندکی سرمایه‌گذاری روی ارتقای مهارت‌هایتان، زمان بسیار زیادی را در بلند‌مدت برایتان صرفه‌جویی می‌کند. هر چه کاری را بیشتر انجام دهید، وقت بیشتری صرفه‌جویی خواهید کرد.
نکتۀ آخر
به‌خاطر داشته باشید که از کارهایتان لذت ببرید و به این دلیل وارد این حرفه شده‌اید که عاشق طراحی و ساختمان‌ها هستید.
پژوهش‌های مختلف نشان داده است، حفظ حس بازی در کارهایمان برای رسیدن به پتانسیل کامل‌مان ضرورت دارد.
کاری که به آن مشغول هستید، جنبۀ تفریحی ندارد؛ ولی برخورد خلاقانه با آنها و داشتن ذهنی باز برای کار کردن هوشمندانه، نه سخت، می‌تواند نتایج بهتر و رضایت‌بخش‌تری در پی داشته باشد.
