یک فنجان قهوه برمی‌دارید، لپ تاپ خود را روشن می کنید و نفسی عمیق می کشید: اکنون زمان تمرکز کردن است.صفحه یادداشت خالی باز می کنید تا شروع به نوشتن برنامه پروژه خود کنید، و به جای آنکه در یک یا دو ساعت معمول نسخه پیش‌نویس از برنامه خود نوشته باشید، متوجه می‌شوید که مشغول گشت و گذار در شبکه‌های اجتماعی هستید، تلفن خود را چک می‌کنید یا فقط در حال اتلاف وقت هستید.
اگر تحت تاثیر چرخه اخبار اخیر، به هنگام سازگاری با محیط کاری جدید (یا وقتی که برای اولین بار از خانه کار می‌کنید!) یا وقتی سعی می کنید نگرانی های ذهنی خود را رفع کنید حواستان پرت می شود، ممکن است به نظر برسد که تمرکز بر کار غیر ممکن خواهد بود. اما هدف اصلی در این زمان‌ها این نیست که به حداکثر سطح بازدهی کاری خود برسید. در عوض، مسئله اصلی این است تا زمان هایی در طول روز پیدا کرد که تمرکز کردن در آنها آسان تر باشد و بتوان به طور تدریجی حواس پرتی ها را کاهش داد.
در این‌جا با چهار روش برای تمرکز بر کارها و انجام آنها آشنا می شوید:
۱. ذهن خود را تمرین دهید تا حواس پرتی ها را پشت گوش بیاندازد
زمانی که می‌خواهید برای مدت طولانی تمرکز داشته باشید، در واقع داشتن زمان‌های کوتاه تر موثرتر خواهد بود. این را بر اساس مطالعات انجام شده توسط «جو دوگوتیس» و «مایمک استرمن» از آزمایشگاه توجه و یادگیری بوستون می‌گوییم، چنان که آنها متوجه شده‌اند که موثرترین راه برای انجام کارها داشتن تمرکز در مدت زمان‌های کوتاه است که پس از آن استراحت کوتاهی پیش از شروع دوباره تمرکز داشته باشید.
این علم نهان در پس تکنیک پومودورو است. مادورو نوعی روش مدیریت زمان است که در آن روز کاری خود را به دوره های زمانی ۲۵ دقیقه‌ای تقسیم می کنید که با ۵ دقیقه استراحت بینشان از یکدیگر جدا شده‌اند. هر فاصله کاری را یک پومودورو می گویند، و زمانی که چهار پومودورو را به پایان رساندید یک استراحت طولانی تر ۲۰ یا ۳۰ دقیقه ای به خود بدهید.
در حالی که عمل کردن به این تکنیک به نظر ساده می رسد، اما باز هم عوامل حواس پرتی می توانند راهی پیدا کنند تا به کار شما نفوذ کنند، حتی در همان دوره کاری ۲۵ دقیقه ای. «استیسی هارمون»، مشاور معتبر «اورنوت» و پزشک «گتینگ تینگز دان» (GTD)، به تازگی ویدیویی آموزشی منتشر کرده است که درباره نحوه تمرکز در زمان‌های نامشخص با استفاده از تکنیک پومودورو آموزش می دهد و از جمله درباره نحوه کاهش تعداد حواس‌پرتی‌ها در حین هر پومودورو توضیح می‌دهد.
استیسی می گوید بهترین راه برای مبارزه با حواس پرتی ها این است که ابتدا متوجه شویم این عوامل درونی هستند یا بیرونی. حواس پرتی های درونی از ایده ها و افکار خود شما به وجود می آیند، مانند زمانی که می نشینید تا کارتان را انجام دهید اما ناگهان حس می کنید باید فوراً ایمیلتان را چک کنید یا موردی را در اینترنت جستجو کنید. می توانید با مشخص کردن و نوشتن این حواس پرتی ها از اتلاف زمانی پومودورو خود جلوگیری کنید. با تسلط بر حواس پرتی های خود می توانید ذهن خود را عاری از آنها کرده و بر کار فعلی خود تمرکز کنید.
حواس پرتی های بیرونی زمانی رخ می‌دهد که دیگران حواس شما را پرت می کنند، مانند زمانی که یکی از همکارانتان که نیاز به کمک در پروژه خود دارند یا همچنین دوستتان به شما پیام می‌دهند. از آنجا که هدف ما رسیدن به پایان پومودورو است، می بایست چند ثانیه ای را برای رفع عامل حواس پرتی صرف کرده و پس از آن به تمرکز بر کارتان برگردید. استیسی پیشنهاد می‌کند چنین چیزهایی بگویید:« من در میانه پومودورو خود هستم، مشترک داشتیم تا ۲۵ دقیقه دیگر به سراغتان می آیم» یا « در جایی نیستم که بتوانم در حال حاضر پاسختان را بدهم».
با گذشت زمان، خواهید توانست مغزتان را آموزش دهید تا تمام ۲۵ دقیقه را به صورت مستمر بدون هیچ گونه حواس‌پرتی های درونی یا بیرونی به کارتان برسید.
۲. کارهای خود را در حول ریتم الترادین خود برنامه‌ریزی کنید.
توانایی شما برای تمرکز بر کارها در طول روز و هفته مدام در تغییر است. زمان هایی وجود خواهند داشت که دو سرعت ایمیل خود را نوشته یا پروژه تان را تمام می کنید، و زمان های دیگری هم وجود دارند که نشستن و انجام دادن کارها به نظر خیلی غیرطبیعی و چالش برانگیز می‌رسند. در حالیکه نمی‌توانید (و نباید) زمان هایی در طول روز را که در آنها بازدهی شما پایین است را حذف کنید، راهی وجود دارد تا بفهمید چه زمانی در بهترین حالت خود قرار دارید و آن را بهینه کنید.
همگی ما یک «ساعت» درونی ۲۴ ساعته داریم، که به آن ریتم «سیرکادین» ما می‌گویند. این ریتم نشان می دهد چه زمانی باید بخوابیم، بیدار شویم و چه زمانی بیشترین سطح از انرژی را تجربه می کنیم. در آن روز ۲۴ ساعته، دوره های زمانی ۹۰ دقیقه ای دارای بازدهی و تمرکز بالا در چرخش هستند که به آنها ریتم های اولترادین می‌گویند.
برای شناخت ریتم اولترادین خود، میزان تمرکز، اشتیاق و انرژی خود در فواصل ساعتی هر روز را ثبت کنید. حواستان باشد تا هرگونه تغییرات در روند معمول روزمره خود را (مثلاً اگر یک پیاده روی میان روز انجام دادید) یادداشت کنید. پس از یک یا دو هفته جمع آوری اطلاعات، ظهور الگویی را خواهید دید. خواهید توانست مشخص کنید که در چه زمانی تمرکز و انرژی شما در بالاترین و پایین ترین سطح خود قرار دارد و در نتیجه فعالیت های خود را مطابق با آنها برنامه ریزی کنید.
به عنوان مثال، خلاقانه ترین و راهبردی ترین پروژه های خود را برای زمانی ذخیره کنید که بیشترین تمرکز را دارید. سپس، روی فعالیت‌های دلخواه‌تر و آنهایی که در دست خودتان هست و شما ادمین آنها هستید، در زمان هایی که انرژی کمتری دارید و بیشتر حواستان پرت می شود کار کنید.
۳. زمانی را برای استراحت کنار بگذارید
بسیاری از راهبردهای مربوط به بهره وری به شما می آموزند که چگونه ذهن خود را در آرامش قرار دهید و آن را از سردرگمی نجات دهید. در حالی که ممکن است این مسئله متناقض به نظر برسد، رویکرده پربازده ترین است که شما را به خیال‌پردازی های روزانه تشویق کنیم- البته در زمان های از پیش تعیین شده.
«پائل سلی»، روانشناسی از دانشگاه هاروارد، دو نوع خیال‌پردازی را شناسایی کرده است: سرگردانی ذهنی خود خواسته و تصادفی. او اعتقاد دارد که تنها سرگردانی ذهنی تصادفی است که به بازدهی افراد آسیب می رساند و می گوید افرادی که زمانی را برای سرگردانی ذهنی خود خواسته در نظر می گیرند- به عنوان مثال در حال انجام کارهای بدون نیاز به تمرکز های ذهنی، نسبت به آنهایی که در طول روز متوجه می‌شوند که به صورت تصادفی در حال رویاپردازی هستند کمتر اذیت می‌شوند.
پائل در مقاله‌ای برای BBC می گوید:«اگر کاری که می خواهید انجام بدهید آسان است، خیال پردازی خود خواسته و آگاهانه به احتمال خیلی زیاد منجر به آسیب های عملکردی نخواهند شد اما به افراد این فرصت را می‌دهد تا مزیت‌های رویاپردازی مانند حل مسئله و برنامه ریزی را، کسب کند».
این برای شما به چه معنا است؟ به خودتان ۱۰ تا ۱۵ دقیقه در هر روز استراحت دهید تا ذهنتان از امور مربوط به خارج شود اما حواس تان باشد که این دوره زمانی را با احتیاط انتخاب کنید. احتمالاً شما زمانی را برای رویاپردازی انتخاب می کنیم که در حال تمیز کردن میز بعد از ناهار هستید یا در حال راه رفتن برای گرفتن یک قهوه می باشید. بدین طریق، کمتر در زمان کار عمیق و جلسات مهم خود به رویاپردازی می پردازید.
موقعیت مکانی مناسبی را برای انجام کارتان انتخاب کنید
رفتن به فضاهای
مختلف دکمه ریست مغز شما را فشار می‌دهد و امکان تفکر با بازدهی و خلاقیت بیشتر را
برای شما فراهم می کند.
۴. موقعیت مکانی مناسبی را برای انجام کارتان انتخاب کنید
رفتن به فضاهای مختلف دکمه ریست مغز شما را فشار می‌دهد و امکان تفکر با بازدهی و خلاقیت بیشتر را برای شما فراهم می‌کند.__دنیل جی. لویتین
یکی از آسان ترین راه ها برای تغییر رفتار خود این است که محیط تان را تغییر دهید. به عنوان مثال، اگر می‌خواهید در طول روز کمتر بنشینید، یک میز با حالت ایستاده برای دفتر خود بخرید. یا اگر می‌خواهید تمرکزتان را ارتقا دهید، موقعیت مکانی مناسب را برای انجام کارتان انتخاب کنید.
دنیل جی. لویتین در کتاب خود با عنوان «ذهن سازماندهی شده: تفکر صریح در عصر ازدیاد بار اطلاعات» نوشته است: «یکی از روش‌های به کار انداختن و بهره برداری از مدل طبیعی ذخیره حافظه هیپوکامپ این است که فضاهای کاری مختلفی را برای کارهای مختلفی که انجام می‌دهیم فراهم کنیم… اگر بر دو پروژه کاملاً جدا از هم کار می‌کنید، یکی از میزهای تحریر یا میزهای معمولی یا بخشی از خانه را هر یک از آنها اختصاص دهید. اما همین که به فضاهای مختلفی قدم بگذارید در واقع دکمه ریست مغز شما را فشرده و امکان تفکر پربازده و خلاقانه را برای شما فراهم می‌کند»
به عنوان مثال، اگر از خانه کار می‌کنید، کار کردن در یک دفتر اختصاصی نسبت به نشستن روی مبل در حال پذیرایی خانه تان که در آن معمولاً مشغول تلویزیون دیدن هستید، احتمال بیشتری برای تمرکز بر کارهایتان را می‌دهد.
اگر دفتر خانگی ندارید، نشانه‌های بافتاری می‌تواند فضای متفاوتی را برای شما خلق کند. به خودتان بگویید که باید روی میز غذاخوری خود به کارتان بپردازید. می‌توانید بر آرایش مجدد چیدمان محیط تمرکز کنید تا احساس تازگی برایتان ایجاد شود، مثلاً جابجاکردن قطعات هنری و هرگونه بشقاب‌ها و لیوان‌ها و جایگزین کردن آنها با نشانه‌های بصری که تمرکز شما را بیشتر می‌کنند- دفترچه‌های کاری، گیاهان اداری یا یک مانیتور خارجی. نکته کلیدی این است که این وسایل را هنگامی که کارتون تموم شد در سر جای خود گذاشته تا مطمئن شوید که نشانه‌های بافتاری تنها با توجه و تمرکز شما مرتبط است.
نکته حرفه‌ای: از موارد موجود در «فضای کاری» خود عکس بگیرید یا فهرستی از آنها تهیه کنید. این کار را برای چینش شما در هر روز و شروع به کار آسان می‌کند.
حفظ تمرکز در زمان‌های پیش‌بینی نشده
انجام دادن کارها همیشه مربوط به خود کار نمی‌شوند. مطمئناً، توانایی شما در تکمیل کارهای تان به سهولت و پیچیدگی آنها بستگی دارد اما علاوه بر این بر حال و حوصله، محیط و آنچه در اطراف شما رخ می‌دهد نیز وابسته است.
به خصوص در هنگامی که شرایط با سرعت بالایی تنش زا و چالش آفرین می‌شود، به دنبال روش‌های فرعی باشید که بتوانید بر سر کار خود باقی بمانید. هر هفته یک راهبرد را امتحان کنید و به دنبال آن باشید که ببینید کدام یک جواب می‌دهند و کدام یک مناسب شما نیست. و در همین حین که به شیوه ای جدید از کارکردن سازش پیدا می‌کنید، به خاطر داشته باشید که وقتی زمان مناسب برای داشتن تمرکز را پیدا می‌کنید آن لحظه را برای خود جشن بگیرید.
