نسل امروز دیگر همانند نسل قبل، دیدگاه یکسانی در مورد کار ندارد. الگوهای جدید شرکتی و احتمالات شغلی، فضایی را که انسانها در آن فعالیتهای حرفه‌ایشان را پرورش می‌دهند، تغییر داده‌اند. خیلی وقت است که کار کردن بیرون از منزل، فضاهای همکاری یا دورکاری از هر نقطه‌ای از جهان به موضوعی عادی بدل شده است؛ برای همین راحتی محل کار خصوصا راحتی و نحوه چیدمان فضاهای جلسه، تاثیر بسزائی بر راندمان کار می گذارد.
نحوه چیدمان به سبک امروزی و کارآمد
هنوز شرکت هایی هستند که در برابر ایجاد یا استفاده از فضاهای لازم برای کار کردن کارمندان و همکاری در محیط یکسان، اقدامی نکرده‌اند.
ضروری است که این شرکت ها علاوه بر فرهنگ مشترکی که سعی می کنند آن را به وجود آورند، در طراحی دفتر نیازها و ویژگی های هر نوع کار را نیز در نظر بگیرند. همچنین، مشوق ارتباطات و تعاملات باشند و فضایی برای تمرکز فراهم کنند.
در حالیکه نسل‌ها و فرهنگ‌های شرکتی در حال تغییر هستند، طبیعی است که چیدمان دفتر از حالت‌های سنتی خود، یعنی: اتاقک‌ها، میزها و سالنهای جلسه، خارج شود.
راحتی در چیدمان فضای جلسه
در محل کارمان، مکانهای مختلفی را برای نشستن انتخاب می‌کنیم. با این کار، به‌دنبال تمرکز کردن، صحبت با دیگران، رفتن به جلسه و بحث در مورد ایده‌های جدید هستیم.
علاوه بر پیکره‌بندی فضا، عنصر «راحتی» نیز برای بهره‌وری شغلی، خصوصا در فضاهای جلسه، حیاتی است. نورپردازی، دما، صدا، ارتفاع میز و راحتی صندلی همگی بخشی از این پیکره‌بندی را تشکیل می‌دهند. کسی که احساس راحتی نداشته باشد، به‌جای فکر کردن به کارش، روی دلیل عدم راحتی‌اش تمرکز می‌کند.
فرقی نمی‌کند که جلسات غیر رسمی کوچک برای حل سریع مشکلات، ملاقاتهای رسمی‌تر با مشتریان یا تماس‌های ویدیویی با همکاران دور‌کار باشد یا حتی گرفتن تأییدیه در مورد ایده‌های ناگهانی، طراحی فضا و انتخاب اثاثیۀ اداره، می تواند مانعی برای برگزاری برنامه جلسات بهره‌ور باشد.
برای حل این مشکل، برایتان راهنمای دو‌بخشی برای پروژه‌های دفتری تهیه کرده‌ایم: پروژۀ اول روی فعالیتهای تولید، نظیر: کار کردن انفرادی یا گروهی یا ارائه و بحث در مورد ایده‌ها، تمرکز دارد. در مقالۀ حاضر، تمرکز روی وضعیت فضاهای برگزاری جلسه است که در ادامه، چند وضعیت آن را بررسی می‌کنیم:
جو برگزاری جلسات
جو برگزاری جلسات، فضاهای تبادل اطلاعات هستند؛ چه این اطلاعات را یک نفر مبادله کند و چه گروهی از همکاران در حال بحث در مورد پروژه‌ای خاص باشند. اگر شرکت بزرگ باشد، فراهم کردن بیش از یک نوع سالن کنفرانس موثر خواهد بود. اتاق‌های کوچک برای جلسات غیر رسمی و سریع بسیار مناسب هستند.
فضاهای مجزاتر برای رسیدگی به موضوعات خصوصی‌تر به‌کار می‌روند؛ اما انعطاف‌پذیری فضاها و اتاق‌های کوچک (از طریق میزهای مستطیلی و اتاق‌هایی با دیوارهای نیمه‌شفاف و شفاف) نیز برای مکان‌هایی که محدودیت بیشتری دارند، تاثیر بیشتری برجای می‌گذارند.
نوع چینش صندلی‌ها
با توجه به شرکت، جلسات می‌تواند خودمانی‌تر یا سنتی‌تر باشد. یک روش برای نشان دادن این تمایز، شکل میز یا انواع صندلی مورد استفاده است
صندلی‌های کم‌ارتفاع و راحت‌تر وضعیتی با آرامش بیشتر را برای محیط اطراف و احتمالاً برای بحث‌ها ایجاد می کنند. میز مستطیلی با صندلی در انتهای آن، نشان‌دهندۀ وضعیت سلسله‌مراتبی است که در بعضی از شرایط مسئله‌ای مهم است.
از طرفی، میزهای گرد امکان دید بهتری را برای افراد حاضر فراهم می‌کند که برای تصمیم‌گیری‌ها و بحث‌های مشترک مطلوب هستند.
سالن پذیرایی
سالن پذیرایی محل باز و واسط برای فضاهای برگزاری جلسه و فوروم است. سالن پذیرایی قبل یا بعد از جلسه یا رویداد فضای اجتماعی را برای شرکت‌کنندگان فراهم می‌کند. همچنین، محلی مناسب برای ختم بحث‌ها، سوال از شرکت‌کنندگان و تمرین نهایی برای یک ارائۀ مهم به شمار می‌رود؛ چون این مکان فقط برای استفادۀ کوتاه‌مدت در نظر گرفته شده است؛ پس استفاده از میزهای بلند و چهارپایه گزینۀ خوبی است. از کاناپه با تراکم زیاد (هنگام نشستن روی آن زیاد نرم نباشد) نیز می‌توان بهره گرفت.
چیدمان به شیوه فوروم
فوروم به فضایی گفته می‌شود که برای حمایت از ارائه و بحث در مورد برخی از مطالب از آن استفاده می‌شود. ترتیب میز و صندلی‌ها کانون مشخصی در فضا دارند و سخنران و ابزار مورد استفاده (مانیتور یا پروژکتور) را در اولویت قرار داده‌اند.
عناصر مهم شامل: میدان دید واضح برای تمامی مدعوین، صدا و نورپردازی عالی و مشارکت شرکت‌کنندگان از دور می‌شود که به اتاق جلسه، پیکره‌بندی و نوع اثاثیه سبک چیدمان شرکت بستگی دارد. همچنین، گزینه‌های مختلفی از اثاثیه را می‌توان تهیه کرد؛ خصوصا وسایلی که بتوان به بهترین نحو برای هر نوع ارائه و مخاطبی، دوباره از نو چید.
چیدمان به شکل پلازا
پلازا در شهرها قلب تپنده و پویای منظر به‌شمار می‌رود، محلی که انسانها و شیوۀ حرکتشان را می‌تواند سامان‌دهی و کنترل کنند. همچنین، به فضاهای عمومی باز و پذیرایی گفته می‌شود که در تقاطع و مناطق اصلی با ترافیک شدید قرار گرفته‌اند.
در این مکان‌ها باید طیف مختلفی از تجارب و جمعیتها را حمایت کرد. این نوع از چیدمان ادغام و مشارکت اجتماعی را در بین کارمندان بخشهای مختلف آسان می کند و فعالیتهای شغلی مختلفی را می‌توان همزمان در آن اجرا کرد. همچنین، امکاناتی را برای تبادل اطلاعات، در قالب نقطۀ جلب توجه، فراهم ساخت. وجود میزهای کوچک، صندلی‌های راحت و مکان کوچک و مشخص برای نشستن به نفع تبادل ایده‌هاست.
سخن آخر در خصوص چیدمان فضاهای جلسه
درک شاخصه هر شرکت کلید طراحی فضای دفاتر آن شرکت است. برای همین، صحبت با کارمندان، روزها وقت صرف مشاهدۀ محیط‌شان کردن و پرسش گستره سوالات در معماری داخلی شرکت موثر خواهد بود. رویکردهای مذکور می‌تواند در ایجاد کارایی محیط شغلی بسیار مهم باشد و سبب رضایت و تمرکز هر چه بیشتر کارمندان روی کارشان شود. وضعیت‌های ذکر شده، نقطۀ آغاز عالی برای رسیدن به این هدف هستند.
